Die Allrounderin am Empfang

Der Empfangsbereich bei Sander & Doll ist ein vielseitiger und moderner Arbeitsplatz, der Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und Softwarekenntnisse verlangt. Susanne Lang behält hier auch im größten Trubel den Überblick und bleibt dabei jederzeit ruhig und freundlich. Doch das ist natürlich nicht die einzige Herausforderung dieses Aufgabenbereichs.

Ein Kunde am Telefon hat Fragen zu seinem Software-Servicevertrag, mehrere E-Mail-Postfächer müssen noch gecheckt werden und der nächste Bewerber auf das Stellenangebot ist soeben eingetroffen. Derweil kommt ein Kollege vorbei und möchte wissen wo Herr XY geblieben ist. – Ganz normaler Arbeitsalltag im Empfangsbereich, bei Sander & Doll der Alltag von Susanne Lang.

Bei bis zu 70 Anrufern am Tag muss sie so präzise wie möglich herausfinden, was das spezielle Anliegen des Anrufers ist, um ihn ohne Umwege zum passenden Ansprechpartner weiterzuleiten. Hierbei ist ihr Hintergrundwissen über die Abläufe im Haus ein großer Vorteil, denn sie ist bereits seit 2007 bei Sander & Doll beschäftigt und kennt die Produkte sowie die organisatorischen und personellen Zusammenhänge im Unternehmen genau. Handelt es sich um einen Interessenten mit einer speziellen Frage? Hat ein Kunde ein Problem und benötigt Hilfe der Hotline? Möchte der Anrufer einen Vorführtermin verschieben? Oder handelt es sich um einen Werbeanruf? Sie sammelt versiert die notwendigen Informationen um dem Anrufer schnell weiterzuhelfen.

Informations-Zentrale

Sie ist nicht nur die Telefon-„Zentrale“, sondern bei ihr laufen viele weitere Fäden und Informationen zusammen. Sie kennt Projektzuständigkeiten, weiß in der Regel wo alles – vom Bleistift bis zur DVD – zu finden ist, ist informiert über die laufenden Bewerbungsverfahren oder über An- oder Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Kein Wunder, dass sich auch die Kollegen im Zweifelsfall an sie wenden. Sie kümmert sich um Vieles, muss für Alles eine Lösung finden und bleibt dazu noch die Ruhe in Person.

Für alle auswärtigen Besucher des Unternehmens – Kunden, Dienstleister, Lieferanten oder Bewerber – ist sie der erste Kontakt und damit das Gesicht von Sander & Doll. Sie hilft bei der ersten Orientierung, benachrichtigt die Ansprechpartner und sorgt für die Bewirtung bei Besprechungen, Seminaren, Vorstellungsgesprächen oder Vorführungen im Haus.

Oft passiert alles gleichzeitig

Die vielfältigen und häufig parallel zu erledigenden Aufgaben erfordern eine besonders planvolle und strukturierte Vorgehensweise. Hierbei kommen ihr die Erfahrungen aus verschiedenen Sekretariats- und Bürotätigkeiten in kirchlich-sozialen Einrichtungen zugute. Durch ihre Offenheit für Neues und ihre verantwortungsbewusste und empathische Persönlichkeit entwickelte sie sich dort sehr schnell in das Aufgabengebiet der Allrounderin bzw. des viel zitierten „Mädchen für alles“.

Der Umgang mit moderner Software ist natürlich auch am Empfang selbstverständlich. Neben der Bedienung der Office-Programme heißt das auch, kontinuierlich die eigenen Kenntnisse zu erweitern, denn immer wieder gibt es Neuerungen, die den Aufgabenbereich betreffen. Sei es, dass das Intranet mit in die Arbeitsabläufe einbezogen wird oder dass die Software des Paketdienstes oder des neuen DVD-Brenners bedient werden muss. Die firmeneigene CRM-Software kennt Susanne Lang bereits seit über 10 Jahren aus dem Effeff. Damals startete sie im Call Center und war anschließend viele Jahre im Sander & Doll-Team Telesales tätig, bevor sie 2014 an den Empfang wechselte. Bei der durchgängigen Betreuung des Empfangsbereiches unterstützen sie regelmäßig zwei Kolleginnen.

Vollständig digital

E-Mails machen heutzutage den größten Teil der Kommunikation aus und auch Handwerker bevorzugen zunehmend den digitalen Versand von Infos. Das bedeutet für Susanne Lang bis zu 200 Mails pro Tag allein für den Versand von Produktinformationen und für Terminbestätigungen oder -änderungen. Dazu kommen auch Personalverwaltungsaufgaben, wie der Versand von Eingangsbestätigungen, Absagen und die Archivierung bzw. Weiterleitung von Bewerbungen.

Bei ihr treffen sich außerdem die Naschkatzen aller Abteilungen am Sander & Doll-Süßigkeiten-Teller. Und ganz nebenbei organisiert sie die Post, kümmert sich um Versand und Annahme von Paketen, bereitet Schulungsunterlagen vor, brennt Update-DVDs, überwacht Lagerbestände, tätigt Bestellungen für verschiedenste Verbrauchsmaterialien und sorgt damit für jederzeit gefüllte Regale.